For å kunne utøve styresmakt og tilby deg gode tenester, må vi ofte behandle opplysningar om deg elektronisk eller i eit register. I denne erklæringa beskriv vi korleis vi behandlar personopplysningane dine, kva som er formålet, kva rettar du har og anna.
Grunnprinsipp
Vi behandlar personopplysningar etter desse prinsippa:
- Lovleg, korrekt og opent
- Konfidensielt
- Verna mot utilsikta endringar, men oppdaterte
- Etter definerte formål
- Ikkje lagra lenger enn det som er nødvendig eller lovpålagt
Forslag til vidare lesing: personopplysningsloven og personvernforordningen.
Når samlar Haram kommune inn personopplysningar?
Haram kommune samlar inn og behandlar personopplysningar som vi treng for å utføre dei lovpålagde oppgåvene våre og andre tenester, samt for å kunne saksbehandle førespurnader og søknader vi får frå deg.
Å «behandle personopplysningar», betyr til dømes at vi samlar inn opplysningar, registrerer dei, set dei saman, lagrar dei eller utleverer dei til naudsynte partar som inngår i behandlinga.
Dersom vi ønskjer å behandle personopplysningar som ikkje er nødvendige for å utføre dei lovpålagde oppgåvene våre, vil du bli informert om at det er frivillig å gi frå deg opplysningane og kva som er formålet med behandlinga av personopplysningane (til dømes ved spørjeundersøkingar).
Kva er det rettslege grunnlaget for behandlinga av personopplysningane?
For at vi skal kunne behandle opplysningar om deg må vi ha eit rettsleg grunnlag. Først og fremst er det for å kunne utføre våre tenester. Det kan og vere fordi vi skal kunne utfylle våre forpliktingar i ein avtale, eller utøve anna offentleg mynde.
I ein del tilfelle er det og eit lovfesta eller avtalefesta krav om å gi personopplysningar. Til dømes må vi behandle dei personopplysningane som er nødvendig for å kunne tilby barnehageplass til den som søker om det.
Kvar hentar vi opplysningane frå ?
Haram kommune hentar inn nødvendig informasjon frå deg direkte når du søkjer om ei teneste frå kommunen.
Når vi tilbyr lovpålagde tenester til innbyggjarane våre, kan vi, dersom det er nødvendig, hente opplysningar om deg frå andre offentlege myndigheiter eller offentlege register, eksempelvis likningsopplysningar eller andre opplysningar frå Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret.
Vi samlar og inn personopplysningar når du søker om ei teneste gjennom våre søknadskjema.
Kva for personopplysningar behandlar vi ?
Kva personopplysningar vi samlar inn er avhengig av kva teneste du har behov for, eksempel kan vere heimeteneste, barnehageplass, byggesøknad, skule og liknande.
- Kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
- Opplysningar som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, D-nummer, kjønn, statsborgarskap
- Opplysningar om relasjonane dine til andre, eksempelvis namn på ektefelle, sambuar, barn, sivilstatus
- Helseopplysningar som diagnose eller medisinar
Korleis samlar vi inn personopplysningane?
I mange tilfelle er det du som sender personopplysningane direkte til oss, til dømes gjennom å fylle ut eit elektronisk skjema eller papirskjema på heimesida vår. Opplysningane som du fyller inn i skjemaet, vert registrert inn i dei aktuelle systema til kommunen.
Opplysningane kan og vere henta gjennom skulegang, opphald på institusjon, tilsettingsforhold i kommunen m.m.
Vi hentar og opplysningar gjennom nasjonale register, slik som folkeregisteret eller eigedomsregisteret (matrikkel). I dei tilfelle der opplysningane vert henta frå slike register, blir dette gjort med ditt samtykke eller med grunnlag i lov eller forskrift.
Personopplysningane vil bli behandla fortruleg og vil berre bli brukte til det formålet det er samla inn for.
Korleis tek vi vare på personopplysningane dine ?
Vi tek vare på personopplysningane dine på ulike måtar, og vi fører kontroll over kven som har tilgang til personopplysningane dine. Mellom anna har fagsystema begrensa tilgang.
Opplysningane vi har registrert om deg er aktive så lenge vi gir deg tenester eller behandlar saka di. Etter det blir opplysningane overført til arkivet. Vi må kunne dokumentere kva tenester vi har gitt deg eller kva som har skjedd i saka di. Det er lovene som bestemmer kor lenge vi må bevare desse opplysningane. Ein del av opplysningane skal etter lova bevarast til evig tid, og kan ikkje slettast.
Kven utleverer vi personopplysningane dine til ?
Gjennom våre elektroniske løysingar vil ein del informasjon kunne overførast til eksterne mottakarar, som til dømes, sjukehus, NAV m.fl. Dette vil kun skje når kommunen har lovbestemt plikt til å utlevere slike opplysningar, og kun til det formålet opplysningane er meint til.
Opplysningane vert og behandla av nokre av våre IKT-leverandørar. I slike tilfelle er det inngått databehandlaravtale med leverandørane for å sikre at desse behandlar opplysningane i samsvar med personopplysningslova.
Kor lenge oppbevarer kommunen personopplysningane dine?
Vi lagrar personopplysningane dine så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningane er samla inn for. Personopplysningar vi behandlar for å oppfylle ei lovpålagd plikt, blir lagra så lenge lovheimelen krev det, til dømes etter føresegner i arkivlova.
Kven er behandlingsansvarleg i Haram kommune ?
Kommunedirektøren er øvste ansvarleg for behandling av personopplysningar i kommunen. Praktiske oppgåver og tilsyn med at personvernet er ivareteke blir som regel delegert til kommunalsjef eller annan leiar. Kommunen har reglar for korleis dette vert ivareteke, og fører protokoll for kvart fagsystem der roller er avklara.
Kva for rettar har du?
Nokre gonger er det lovpålagt å gi personopplysningane dine til kommunen, i andre tilfelle er det frivillig å gi kommunen personopplysningar.
- Du kan be om ein kopi av alle opplysningar vi behandlar om deg.
- Du kan be oss rette eller supplere opplysningar som er feilaktige eller misvisande.
- I gitte situasjonar kan du be oss slette opplysningar om deg sjølv.
- I nokre situasjonar kan du også be oss avgrense behandlinga av opplysningar om deg.
- I nokre situasjoner kan du protestere mot ei behandling av personopplysningar
- Dersom vi behandlar opplysningar om deg med grunnlag i samtykke eller ein kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysningar om deg til deg eller til annan behandlingsansvarleg.
Les meir om dine rettar på nettsida til Datatilsynet.
Rett til å klage til Datatilsynet
Dersom du meiner at behandlinga vår av personopplysningar ikkje stemmer med det vi har opplyst her eller at vi på andre måtar bryt personvernlovgivinga, så kan du klage til Datatilsynet. Sjå korleis kontakte Datatilsynet..
Pressa og publikum sitt innsyn etter offentleglova
Hovudregelen etter Offentleglova er at forvaltingsorgana sine saksdokument er offentleg tilgjengelege. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjere seg kjend med innhaldet i kommunen sine saksdokument. Din førespurnad til oss vil dermed også vere offentleg. Kommunen handterer likevel ein del dokument som inneheld teiepliktige opplysningar. Slike dokument blir unnateke offentlegheit. Interne dokument kan også verte unnateke offentlegheit dersom det finst lovheimel for det.
Personvernombod
Haram kommune har eit personvernombod som du kan kontakte om du har spørsmål til kommunen sin behandling av personopplysningar. Personvernombodet skal arbeide for å ta i vare personvernet på ein god måte, både for tilsette og innbyggjarane.
Sjå korleis kontakte personvernombodet i Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal (IKA Møre og Romsdal)